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進行回顧會議 (Running retrospectives)

檢視團隊的工作及執行的方法

敏捷的核心原則是快速的反饋循環 – 你能越快向使用者展示一些成果越好,如此你便能知道這些成果是否有滿足使用者的需求。團隊利用回顧會議去了解哪些項目符合使用者的需求,或者哪些沒有,如此團隊便能持續進步。

回顧會議

X-prop retrospective

回顧會議是在Sprint的尾聲進行的會議,此時你的團隊能夠趁機討論在這個sprint中哪些做得好哪些做得不好,並且採取一些行動去改善重要的部分。回顧會議也可以包含一個較大的範圍,例如: 一個完整專案的回顧會議。

回顧會議進行方式:

  1. 收集資料
  2. 產生見解
  3. 決定下一步

這是團隊中每個人為改善流程或生產力作出貢獻的機會。

引導者(facilitator)

A retrospective plan

所有的回顧會議必須被引導進行。引導者的工作是引導每位成員發表自己的意見,並給予正面回應。

同時,引導者確保會議仍然是一個結構化,富有成效的會議,並且沒有變得太過於負面。理想的情況下,您的引導者將是您團隊之外的人,使整個團隊都能夠作出貢獻 ,但這並非必要的。

引導者需要:

  • 規畫回顧會議
  • 確保每個人都有貢獻的機會
  • 確保回顧會議的方向正確
  • 確保有規劃出行動,且有人被指派
  • 時間管理,確保會議不會拖延

工作公約

您會發現有工作公約對回顧會議很有幫助。如果有必要的話,工作公約可以明確提出,例如在第一次回顧會議中。

工作公約可以是:

  • 每個人都要有所貢獻
  • 不能打斷其他人發表意見 (協調人除外)
  • 禁止使用手機或筆電-確保每個人都專注在討論過程

回顧會議的成果

Retrospective Sections

在討論過程中,你會發現一些可以慶祝的成就,但同時,還會發現一些可以改善或解決的問題。

製作一個針對這些部份的行動列表。目標在下次Sprint或迭代(Iteration)中完成它們。

有些問題可能需要更長的時間來修復,在這種情況下,你應該在下次回顧會議之前,先試著作出能開始改善流程的行動。

這些行動應該:

  • 敘述要具體,且可衡量(例如:”為這個redirector多寫十個單元測試”,或”與傑米討論策畫一個專案回顧會議”; 而不是”寫更多的測試”,或”我們應該要從專案中學到教訓” )
  • 有確定的完成日期
  • 分配給特定的人執行 (而不是以團隊為單位)
  • 不能分配給沒出席會議的人

回顧會議應該要追蹤在上一個回顧會議提出的那些行動,並確認這些行動都被完成了。如果它們持續地沒有被作完,有可能是您提出的問題太多了。

範本

Voting with stickers

您可以在您的回顧會議中使用此範本。這個範本適合八到十人的團隊,並且每兩個禮拜舉行一次的Sprint。以這樣的規模與人數來說,90分鐘會是很合理的Sprint時間。

每次活動都需要作時間設定(有設定一定的活動進行時間),而引導者的工作就是確保您的團隊遵守它。

B在活動與活動間建立10%的“洗牌時間”(間隔時間),以確保不會拖延太久。

場景設置:00:00至00:05 (5分鐘)

解釋規模範圍,如果需要的話,也要解釋目的。如果你的團隊不認識對方,或者很害羞,可加入簡短的自我介紹。

從上次回顧會議產出的行動項目:00:05至00:10 (5分鐘)

確保他們已經完成改善。如果有沒有完成的項目,詢問以下兩點:

  • 他們仍然需要被完成
  • 為什麼他們還沒完成-如果有必要的話,設定一個新的完成期限,但不要讓這些行動一直往後拖

A Bad

優點:00:10至00:20 (10分鐘)

給你的團隊十分鐘,在便利貼上寫下過去兩個禮拜執行順利的事情。

如果匿名可以鼓勵他們自由表達,請他們寫下,並由你貼在牆上。如果不需要匿名,請團隊輪流寫下自己的意見,並貼在牆上,可以的話,請他們針對每張便利貼表達簡短的感想。

在這個階段不要讓公開分享變成討論,你只需要收集資料。

討論:00:20至00:30 (10分鐘)

收集團隊的意見並轉變為共同討論的主題。如果在有限的時間有太多需要討論的主題,那麼以團隊為優先考量。例如,用貼紙進行投票。

依次討論各個主要範圍:

  • 我們應該繼續做什麼?
  • 為何這些事情能夠進行地很順利,我們能從中學到什麼?
  • 有哪些活動需要更多的時間去完成?

缺點:00:30至00:45 (15分鐘)

給你的團隊十五分鐘,在便利貼上寫出任何作得不好的事情。

討論:00:45至01:05 (20分鐘)

同樣的, 收集貼出的意見,必要時考慮優先順序,並進行主要範圍的討論。

  • 我們可以找出這些事情做不好的原因嗎?
  • 我們可以找出改善問題的方法嗎?或是避免特定問題再次發生嗎?
  • 我們可以延長某些活動的工作時間,以便被指派的人可以在時間內完成嗎?

Post-its

行動:01:05到一點20分 (15分鐘)

花一點時間看已經被確認的行動,指派給在現場的人,並設定合理的完成時間。

總計:80分鐘(包含10%的洗牌時間)。

如果他們有表示需要提早結束的話,是可以提前結束的,但是不可延遲?-?如果有太多的事情需要討論,讓團隊成員決定討論主題的優先順序,並且在下次的回顧會議中預約更多時間。

為什麼我們要這樣做

進行規律性的回顧會議,代表你可以:

  • 頻繁地得到小進展。理想的狀況下,是在問題開始惡化之前。
  • 分辨出讓你能更有效率、更有生產力、或至少更快樂的工作方式。

敏捷開發實務可以幫助你工作的更順利,而回顧會議可以幫助你微調工作流程及環境,使其更符合你的需求。

延伸閱讀

你也許會覺得這些資源有用:

回顧會議計劃照片由安娜·希普曼 拍攝。貼紙投票由皮特·赫利希 提供。所有其它照片由保羅·唐尼提供 。

翻譯:
校稿:Richard
原始網頁:https://www.gov.uk/service-manual/agile/running-retrospectives

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