GDS Digital Service Manual 中文翻譯網站 (beta)
by HPX-GOV 英國政府數位服務研究小組 GDS Study Group

控制支出 (Spending controls)

透過控制流程

組織應當遵循管理公共資金裡的規則,這解釋了處理英國公共部門組織使用資源的首要原則。

政府的支出控制以具體監控下列花費來補充上列規則:

  • 廣告,行銷和溝通
  • 策略供應商管理,包含爭議
  • 商業模式
  • ICT
  • 數位服務交付(包括身份確認
  • 外部招聘
  • 諮詢
  • 裁員和補償
  • 學習與發展
  • 物業及設施管理

關於流程

支出核准的申請很可能需要多方控制-大部分數位和IT支出申請,還需要商業的批准,以確保它們都符合政府採購政策

每個部門有一個GDS的專責經理,將會確保內閣辦公室的其他領域專家在需要時被引介。支援這個流程的網上控制工具已經被推出,因此對於個案的進度有充分的可見度。

IT和數位監控的目的是要確保相關的開支是均衡的而且是直接用在符合共同商定的數據和資訊及通訊科技(ICT)策略的大型計劃及專案上。這是該部門已充分考慮了使用者的需要和物有所值的解決方案的獨立性確認。

監控流程隨時間的變化,以確保:

  • 透過公佈業務需求與後續解決方案的決定,以確保更公開、市場更透明並且雙向參與的運作方式
  • 在任何正式的採購開始之前,更加注重問題的探索,發現解決方案和市場參與活動
  • 更多地利用敏捷迭代開發而非線性瀑布式交付

什麼將被審查

GDS將審查和質疑所有超過一定門檻值的技術相關支出 – 高於這些門檻的任何花費在未經事先批准前,不應該擅自進行公開承諾或支出。門檻值詳列於技術工作守則中 :

這些門檻值涵蓋所有的技術開支,包括:

  • 合約(包括合約的修訂,延長或更新)
  • 許可
  • 透過現有框架支出
  • 可行性和/或概念驗證(POC)的研究
  • 試行(pilots)
  • 專案(或專案中的一個元素)和方案
  • ‘日常營運活動’的變更、改進、維護,或重新整理
  • 通用基礎架構解決方案,包括語音和數據通信,公共服務網絡(PSN)無論固定或移動。

它們還包括那些被分解成小塊或專案,其個別低於門檻值,但在總和高於門檻值的方案。故意將大型計劃分解以避免監控流程,這本身就是一種嚴重違反管制。

數位是指透過網際網絡向市民、企業、民間社會和非政府組織提供的任何對外的服務。這包括但不侷限於資訊服務、網站、交易服務、網路應用系統、移動應用系統和外聯網(extranets)。

控制包括執行該服務,包括任何數位輔(扶)助元素,如通過面對面,電話,第三方中介機構或其他途徑提供支援,以獲取數位服務的總成本。

數位化的定義不包括在現有網站、內部網或在廣告、行銷和溝通控制這些領域上的內容創建。

流程啟動

在需要首次批准之前(通常是在探索階段後,在編製為策略綱要計
畫書(strategic outline case)時或是發出招標預告通知書之前),相關部門要盡早會同GDS討論審核的適當時機(appropriate points)。這種早期的參與將避免各部門未經審核前進行太多,而且也減少異常支出的風險。

目前要求的全部細節詳列於內閣辦公室的ICT花費控制表 。您可以透過發送電子郵件到gdsapprovals@digital.cabinet-office.gov.uk 來啟動流程。如果您的請求包含’機密或限制’的資訊應該發送到ictspendapproval@cabinet-office.gsi.gov.uk 。請注意,您的組織可能已經建立了一個與GDS的參與的單一窗口,請先在你的組織內查詢確認。

如果你的専案成本超過由財政部定訂你的部門的主要轉授權,這將會被歸類為重大専案。GDS和HMT已經發布了指導說明 ,解釋敏捷㧡准如何可以在這些情況下被簡化。你仍然需要the Major Projects Authority(MPA)的參與。

HMT的“重大専案審核和確保方針” (PDF)描述了財政部和MPA的流程。內閣府的“綜合保證及核准計劃” (PDF格式),說明該專案的整個生命週期所需的核准。

翻譯:Sharon Wang
校稿:
原始出處:https://www.gov.uk/service-manual/technology/spending-controls.html

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