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選擇合適的格式 (Choosing appropriate formats)

合適的內容格式才有助於使用者(避免特殊格式)

大部份涉及政策或政府部門發佈的所有內容應該可以在GOV.UK正常存取 。但有些特殊情況,內容和數據應可以提供合適的格式給其目標的使用者。

選擇合適的內容格式

你應該公佈文件的檔案格式,其正確的反映文件所包含的資訊性質,以及文件可能會被使用的用途。

  • 對於書面報告,網頁的原生格式(HTML)應該是預設選項。PDF可以是一個好的顯示格式,但有些使用者可能沒有相關的軟體可以開啟。PDF 的速度更快且容易於各平台與設備所使用。如果您必須發佈 PDF 文件,您需要為該文件提供其他替代格式(提供給無法存取 PDF 的使用者),並讓所有使用者可以存取 PDF 文件
  • 對於數據(Data),使用 CSV 或類似的“結構化數據”格式(見 JSONXML )。不要使用結構化數據於非結構化格式中,如 PDF 格式
  • 如果是定期公佈的數據(財務報告,統計數據等),那麼您的用戶很可能希望以程式的方式處理這些數據,且非常重要的是讓您的數據是“機器可讀的”(Machine-readable)。PDF、Word 等文件檔不適用於數據格式的發佈。此外,你應考慮你的數據可以透過過 API(應用程式介面),這將方便使用者存取你發佈的數據。想要了解更多有關 API 的資訊並在數據上有更詳細的技術指導,請參閱我們的 API 和格式指導
  • 如果你發佈的書面報告,其中包含統計表,請在旁提供表格 (Table) 或合適的數據格式報表。

總而言之,考慮您的使用者和他們的用途,他們就會善用公開的數據和內容。如有任何疑問,HTML 的原生格式,是一個很好的備用選項。Web 瀏覽器 (Browsers) 都可以在所有平台和設備上使用,網頁往往是您和使用者方便存取格式且機器是皆可讀取的。

不要假設你的使用者可以讀取專用格式

儘可能讓公開的文件或資料是無障礙、無專利、且開放的格式 ,對於所有軟體是可以廣泛使用於各種平台。如果專用格式的文件,您應該做一個非專用格式的文件來替代使用。

  • 對於文字報告(Textual Reports),提供 HTML,純文字(.txt),或 PDF,而不是需要專有的軟體才可以開啟,如 Word 檔(.doc / .docx)。
  • 對於表格數據 (Tabular Data),提供 CSVTSV ,而不是 Excel 表格(.xls / .xlsx)。
  • 對於其他結構化數據,請參閱我們的進階文章 API 。儘可能選擇一個開放的格式,而非專用的格式。

如果有任何疑問,您應該把網頁 HTML 格式做為預設選項。

翻譯:群元
校稿:Amy Hsu, James Chu
原始出處:https://www.gov.uk/service-manual/user-centred-design/choosing-appropriate-formats.html

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