列印表單 (Print forms)

有些時候，數位服務可能需要紙本表單申辦。有些申請書可能需要一個或多個簽名確認，實體簽名也可能是 數位輔助的一部份。

大部份的時候，你可以把紙本表單當作一個設計挑戰-你可以從設計原則開始發想-但有些特殊的原則需要記住。

非必要不要使用紙本表單

最重要的是，如非不得已不要使用紙本表單。

例如，永久授權書（LPA）需要紙本簽名才具法律效力。除非法條更改，這項服務一定需要紙本表單。

盡可能線上作業

盡量在線上完成所有辦理程序。盡量避免要求使用者印出申請表，這表示：

• 避免重複
• 預先填入線上資料
• 確保使用者只需列印必要的表單
• 去除不必要的步驟和欄位（如果有選填的欄位，您可以考慮是否需要收集這些資訊）

從頭開始

很多時候，重新設計的服務可能需要紙本表單。數位服務讓我們可以改善這些流程。重新設計時，不要基於原來的設計。先想完成申辦手續需要哪些訊息，刪除不必要的步驟。

現有的永久授權書（LPA）包含14個不同的文件。很難知道該從哪裡開始。

重新設計的永久授權書（LPA）包含4份有編號的文件，使用者可以清楚知道從哪裡開始。

現有的表單應有績效數據。這可以告訴您最常見的選項和填表時的各種錯誤。當您重新設計表單時，會是非常有用的訊息。

表單的脈絡可能是其他表單（而不是網路）

超連結，智慧型答覆，搜尋框和下拉選單都無法以紙本顯示。如果申辦手續需要多個表單，您需要確保設計和版面像線上手續一樣容易瀏覽。

重新設計永久授權書（LPA）清楚標上編號，使用者可以知道從哪裡開始。

以永久授權書為例：

• 表單的編號讓使用者清楚知道填寫順序
• 清楚標示選填的題目（’在某個情況下可以跳過這個問題“）
• 根據使用者測試結果改善表單
• 在申請書第一頁提供流程概述
• 清楚列出頁碼
• 解釋專業術語

新的LPA提供流程概述

清楚標示可以跳過的步驟

數位到紙本，再回到數位

紙本表單是數字流程中，微小卻重要的部分。通常要簽名時，會需要紙本表單。

有一些方法可以讓轉換更容易：

• 用較大的字體顯示使用者剛填入的訊息，例如他們的名字
• 利用已填入的資訊建立副本，並將簽名欄放在底部。
• 如果列印表單必須符合現有紙本表單，可以增加說明頁列出使用者填入的資訊
• 清楚解釋下一個步驟：例如，告訴他們寄送表單的地址，或提供線上工具網址。如果您提供網址，記得給他們登入的ID。
• 數位和紙張表單應該有類似的外觀和感覺

找使用者做實際測試

你應該找使用者測試紙本表單。比較複雜的表單，需要3回合的實驗室測試 ，每回合中皆可做設計改善。

親自參與使用者測試，可以得到珍貴的洞見。

參考使用者研究簡介，了解不同種類的測試 。

如果你只能僱用一名撰稿人員或設計師，請選擇撰稿人員

跨部門小組建的樣式範本 （以永久授權書為例）可以讓您做出方便填寫的表格，但比較困難的是如何把專業用語轉化成使用者容易理解的語言。

當專業術語無法避免甚至必要時，你需要有人可以了解使用者如何閱讀，並知道如何有效撰寫政府服務。

有經驗的內容設計者和文案撰寫者，可以讓線上或紙本表單變得簡潔，提高完成率和使用者滿意度。

表單不是另一種途徑

紙本表單可以補充線上手續的不足，且需要讓工作人員容易處理。

紙本表單的績效，會影響數位服務的績效指標（KPI） 。

樣式和範例

如果你要設計紙本表單，請聯繫我們。

我們可以寄給你永久授權書（重新設計的LPA，將經法務部諮詢後公開）。

下載表單樣式範本

• InDesign CS6（.indd）檔
• InDesign CS4（.idml）檔
• PDF文件檔（不可編輯）

如果你看到錯誤訊息“沒有適合的應用程式可以打開檔案”，你可能沒有安裝InDesign。你需要安裝試用版或購買 。